Ihr Prescreen Kalender

Mit dem überarbeiteten Terminplaner von Prescreen werden Sie dabei unterstützt, Kandidaten und Kandidatinnen zu persönlichen Gesprächen im Rahmen eines Bewerbungsprozesses einzuladen. 

1. Termine

Ein Termin kann jede Art von Angelegenheit sein, die Sie mit Bewerbenden planen möchten. Termine werden im Kontext einzelner Bewerbungen gehandhabt und sind immer dann innerhalb des Kandidatenprofils sichtbar, wenn diese Bewerbungen ausgewählt sind.

1.1 Neue Termine erstellen

Um Termine zu erstellen, klicken Sie auf den Button "Neuer Termin" im Profil des Kandidaten oder der Kandidatin. Die Erstellung einer Termineinladung geht mit dem Verfassen einer regulären Nachricht einher, die zusammen mit der Termineinladung versandt wird. 

Hinweis

Momentan können Termine auf diesem Weg nur an einzelne Empfänger auf Seite der Bewerbenden gesendet werden. 

Genauso wie für Ihre übliche Kommunikation mit Bewerbenden werden Einträge für die Erstellung von Terminen als eigene Aktivitäten in Ihrer Aktivitäten-Liste dokumentiert. 

a. Teilnehmer einladen

Um eine Termineinladung auch Ihren Kollegen und Kolleginnen zukommen zu lassen, selektieren Sie diese bei der Erstellung eines Termins über das Feld "Teilnehmer". Teilnehmer und Teilnehmerinnen sind nur dann wählbar, wenn sie über einen aktiven Prescreen Account verfügen.  

b. Typen von Terminen

Momentan können Sie einen Termin als "vor Ort" oder "Videointerview" charakterisieren. Während Termine, die vor Ort abgehalten werden, eine Ortsangabe benötigen, implizieren Termine mit einem Link zur Videokonferenz eine rein digitale Angelegenheit. Der gewählte Typ wird im Rahmen der Terminliste in Form eines Tags angezeigt.

Erfahren Sie hier mehr über Prescreens Herangehensweise zu Video-Interviewing. 

c. Auf Termineinladungen antworten

Erhält einer der Teilnehmer oder Teilnehmerinnen Ihre Termineinladung, wird ihnen durch ihr Emailprogramm die Möglichkeit zur Antwort gegeben. 

Jede Antwort wird automatisch an Prescreen zurückgeleitet, wo sie diese nicht nur als eine Systembenachrichtigung per Email und innerhalb der App erhalten sondern auch visuell innerhalb der Termine in Ihrer Liste verfolgen können.

1.2 Die Terminliste

Die Liste an Terminen, die Sie im Kandidatenprofil sehen, zeigt sowohl zukünftige als auch vergangene Termine auf und bildet damit eine Chronik. 

a. Termine bearbeiten

Um Termine nach ihrer Erstellung bearbeiten zu können, betätigen Sie den Button mit den drei Punkten und wählen Sie "Bearbeiten".

Bei der Bearbeitung von Terminen steht es Ihnen frei, diese grundlegend zu verändern. Zu beachten gilt, dass sämtliche Teilnehmer eine Aktualisierung Ihres Termins per Email erhalten solange Sie die Option dafür nicht in diesem Schritt abwählen. Sie finden die "Benachrichtigen Sie alle Teilnehmer über Änderungen" Einstellung dafür direkt am unteren Rand des Fensters. Ist Sie abgewählt, ändert sich der Termin nur für Sie als Ersteller und innerhalb der Terminliste.

b. Termine absagen

Möchten Sie einen Termin gänzlich absagen, können Sie das tun, indem Sie in der Terminliste oder im Dialog zur Bearbeitung eines Termins die Option "Einladung absagen" wählen. Im Zuge dieser erhalten Sie die Möglichkeit, eine Nachricht zu Ihrer Absage zu verfassen.

Die verfasste Nachricht zu einer Absage wird von sämtlichen Teilnehmern eines Termins mit der Aktualisierung der Termineinladung erhalten und stellt den Textinhalt dieser Termineinladung dar. Sie wird ebenfalls in einem Eintrag in Ihrer Aktivitäten-Liste festgehalten. 

2. In-App Benachrichtigungen

Zusätzlich zu einer Email-Benachrichtung erhalten Sie von Prescreen auch Benachrichtungen innerhalb der App. Sie können kontrollieren, wie Sie diese Nachrichten empfangen möchten: per Email und/oder als In-App Benachrichtigungen in Ihrem Dashboard. Diese Einstellungen können Sie unter  Mein Profil > Benachrichtigungen vornehmen.

Die In-App Benachrichtigungen zu Antworten auf Termineinladungen werden in Ihrem Dashboard angezeigt. Klicken Sie auf eine der Benachrichtigungen, werden Sie direkt zum Profil des Kandidaten oder der Kandidatin weitergeleitet.

Berechtigungen

In der anfänglichen Ausführung des Prescreen Kalenders stehen Ihnen folgende Berechtigungen für eine Zuweisung an Nutzergruppen zur Verfügung: 

  1. "können Termine nur als Ersteller bearbeiten" – Ist nur diese Berechtigung erteilt, steht es diesen Nutzern nicht frei, Termine zu bearbeiten, die sie nicht auch selbst erstellt haben. 
  2. "können alle Termine bearbeiten" – Ist diese Berechtigung aktiviert, können Mitglieder der jeweiligen Nutzergruppe uneingeschränkt Termine bearbeiten, die Kollegen und Kolleginnen erstellt haben. 

Einstellungsmöglichkeiten

Unter Einstellungen > Kalender finden Sie alle Optionen, die wir Ihnen zur Zeit zur Verfügung stellen können, um Prescreens Kalenderfunktion  noch weiter zu konfigurieren:

  • Versichern Sie sich, dass Kandidaten Termineinladungen nicht zusagen können, bevor es nicht alle Ihre eingeladenen Kollegen und Kolleginnen getan haben. Lehnt eine einzige Person auf Seite der Rekrutierenden ab, wird die Termineinladung samt beiliegender Nachricht nicht an den Kandidaten oder die Kandidatin ausgesandt. 

4. Integration eines externen Kalenders

Ist es Ihr Bedürfnis, bereits existiere Kalender – wie Exchange, Office 365 und Gmail – über Prescreen einzubinden, um Gebrauch von Informationen erhältlich über geteilte Kalender in Ihrem Unternehmen zu machen, so bieten wir auch diese Option über einen Partner an.

Erfahren Sie hier mehr über die Möglichkeiten zur Kalenderintegration.

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