Prozessautomatisierung mit Prescreen: Automatisierte Workflows

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Automatisierte Workflows stehen allen Prescreen Professional Kunden zur Verfügung und können auf Anfrage an support@prescreen.io aktiviert werden.

Inhalte

  1. Über automatisierte Workflows
  2. Automatisierte Workflows: Best Practice
  3. Wie erstelle ich automatisierte Workflows?
    1. 1. Auslöser definieren
    2. 2. Bedingungen definieren
    3. 3. Aktionen bestimmen
  4. Automatisierte Workflows verwalten

Über automatisierte Workflows

Prescreen Professional bietet Ihnen die Möglichkeit ganze Prozessabläufe regelbasiert und vollautomatisch ausführen zu lassen. Durch das Festlegen von Auslösern, Bedingungen und Aktionen können Sie eine ganze Kette von Arbeitsschritten selbstständig ablaufen lassen. Zusätzlich können Sie einzelne Bedingungen miteinander verketten und den Recruiting-Prozess so noch weiter optimieren. 

Automatisierte Workflows: Best Practice

Eine Vielzahl an individuellen Szenarien können mit der neuen Funktion automatisieren lassen – experimentieren Sie damit!

  • Candidate Nurturing: 
    • Wenn 2 Tage nach Erstellung die Bewerbung immer noch nicht abgeschlossen wurde, schicke eine ermutigende Nachricht an Kandidaten mit dem Direkt-Link zur Bewerbungsmaske. 
    • Wenn Kandidat seine Profildaten aktualisiert und dabei den Tag "Talentpool" hat, benachrichtige den zuständigen Recruiter.
  • Optimiertes Screening und automatische Absagen: 
    • Wenn die Zusatzfrage X mit "Nein" beantwortet wurde, vergebe den Bewerbungsstatus "Absage" mit der Begründung "Fehlende Qualifikation X" und schicke eine Nachricht mit dem vordefinierten Inhalt an Kandidaten.
  • Benachrichtigungen an Kandidaten und Recruiter:
    • Wenn die Bewerbung vom Kandidaten zurückgezogen wurde, benachrichtige den Job-Hauptkontakt.
    • Wenn der Prozess sich um länger als 5 Tage verzögert, schicke eine Benachrichtigung an Kandidaten.
  • Zu Fragebögen zum richtigen Zeitpunkt einladen:
    • Wenn Bewerbungsstatus zu "Eingestellt" geändert wird, schicke die Einladung zum Fragebogen "Neue Mitarbeiter" an den Kandidaten.

Wie erstelle ich automatisierte Workflows?

1. Auslöser definieren

Wählen Sie aus, in welcher Situation die Automatisierung ausgelöst werden soll. Es gibt zwei Gruppen von Auslösern:

  • Auslöser, die die Workflow Ausführung unmittelbar nachdem ein Ereignis passiert ist anstoßen (z.B. Schicke eine Benachrichtigung an den zuständigen Recruiter, wenn Kandidat seine Bewerbung zurückzieht).
  • Auslöser, die in einer Zeit-Relation zu einem Ereignis stehen und die Workflow Ausführung nach dieser Zeit anstoßen (z.B. Wenn der Bewerbungsstatus vor 10 Tagen zu "Screening" geändert wurde, schicke eine Follow-up Nachricht an Kandidaten "Bitte um Geduld, der Auswahlprozess verzögert sich".)

2. Bedingungen definieren

Definieren Sie, unter welchen Bedingungen die Automatisierung ausgeführt werden soll. Sie können eine unlimterte Anzahl an Bedingungen hinterlegen und diese in Gruppen einordnen. Dabei sind die Bedingungen innerhalb einer Gruppe UND-verknüpft und die Bedigungsgruppen untereinander ODER-verknüpft. 
Pro-Tipp: Verketten Sie mehrere Bedingungen innerhalb einer Gruppe, um den Kontext der Automatisierung noch präziser zu halten (z.B. Wenn Bewerbung abgeschlossen ist und die Zusatzfrage X mit "Nein" beantwortet wurde UND Job-Titel ist "Senior Java Developer", dann setze den Bewerbungsstatus zu "On hold".)
Liste der verfügbaren Bedingungen:
Bedingungsgruppen bilden:
Folgende Bedingungen stehen zur Verfügung:
Bedingung Logische Operatoren + Werte Beispiele
Bewerbungsdatum
Erstellungsdatum der Bewerbung.
IST, NICHT, KLEINR ALS, GRÖßER ALS + Datum Bewerbungsdatum liegt nach dem 01.01.2019.
Bewerbungsstatus
Status der Bewerbung zum Zeitpunkt der Auslösung des automatisierten Workflows.
IST, NICHT + Bewerbungsstatus per Recruiting-Prozess

Tipp: Wenn mehrere Status in unterschiedlichen Recruiting-Prozessen als Bedingung hinterlegt werden sollen – für jeden Staus eine neue Bedingunggsgruppe anlegen.
Bewerbungsstatus ist "ON HOLD" (Recruiting-Prozess#1) ODER "FEEDBACK" (Recruiting-Prozess#2).
Referrer
Automatisch erfasste Bewerbungsquelle.
ENTHÄLT, ENTHÄLT NICHT + Text
 
Tipp: Verwenden Sie Teile der Referrer-Links z.B. für den Link www.xing.com soll die Bedingung ENTHÄLT + xing lauten.
Referrer enthält "xing" ODER "facebook" ODER "linkedIn".
Art der Bewerbung
Bestimmt den Bewerbungstyp.
IST, NICHT + Intitiativbewerbung, E-Mail-Bewerbung, Manuell erstellt Art der Bewerbung ist E-Mail-Bewerbung UND Job-Titel ist "Senior Sales Manager" UND Institution ist "Tochtergesellschaft X GmbH".
Bewerbungsquelle
Bewerbungsquelle, die Kandidaten im Bewerbungsprozess manuell angeben können.
IST, NICHT + Auswahl der Bewerbungsquelle Ihres Accounts Bewerbungsquelle ist "Empfehlung/Freunde".
Bewerbung zurückgezogen von
Bestimmt, ob die Bewerbung vom Recruiter oder Kandidaten zurückgezogen wurde.
IST, NICHT + Recruiter, Kandidat

Tipp: Diese Bedingung ist nur für den Auslöser "Bewerbung zurückgezogen" verfügbar.
Bewerbung zurückgezogen vom Kandidaten.
Job-Title
Title des Jobs als Kontext der Workflow Automatisierung.
IST, NICHT + Auswahl der aktiven Jobs Ihres Accounts Job-Title ist "Office Manager (m/f/x) - 40h"
Recruiting-Prozess
Recruiting-Prozess als Kontext der Workflow Automatisierung.
IST, NICHT + Auswahl der Recruiting-Prozesse Ihres Accounts Recruiting-Prozess ist "Standard".
Institution/Bereich
Institution/Bereich als Kontext der Workflow Automatisierung.
IST, NICHT + Auswahl der Institutionen/Bereiche Ihres Accounts Institution/Bereich ist "Tochtergesellschaft X GmbH".
Wohnort des Kandidaten
Aktueller Wohnort des Kandidaten.
IST, NICHT + Orts-Suche und Autovervollständigung mit Google Maps Wohnort ist Berlin.
Datum der Profilerstellung
Datum, an dem das Kandidatenprofil im Kandidaten-Center registriert wurde.
IST, NICHT, KLEINR ALS, GRÖßER ALS + Datum Datum der Profilerstellung ist größer als 01.05.2019 UND kleiner als 30.05.2019.
Zusatzfrage
Filterung für die Angaben zu den Zusatzfragen im Kandidatenprofil.
Auswahl der Zusatzfrage + (Typ: Zahl) IST, NICHT, IST LEER, IST NICHT LEER, KLEINER AL, GRÖßER ALS + Zahl
Auswahl der Zusatzfrage + (Typ: Auswahl) IST, NICHT, IST LEER, IST NICHT LEER
Zusatzfrage "Gehaltsvorstellung" ist größer als 75000.
Zusatzfrage "Würden Sie für diese Stelle umziehen?" ist JA.
Kandidaten-Alter
Alter des Kandidaten zum Zeitpunkt der Bewerbung.
IST, NICHT, KLEINR ALS, GRÖßER ALS + Zahl Kandidaten-Alter ist größer als 15 UND kleiner als 18.
Kandidaten-Tag
Filter für Tags im Kandidatenprofil zum Zeitpunkt der Auslösung des automatisierten Workflows.
IST, NICHT, IST LEER, IST NICHT LEER + Auswahl der Kandidaten-Tags Ihres Accounts Kandidaten-Tag ist nicht "Talentpool".

3. Aktionen bestimmen

Bestimmen Sie, welche Aktionen ausgeführt werden sollen, sobald die auslösende Situation und die Bedingungen zutreffen. Sie können mehrere unterschiedliche Aktionen auswählen.
Aktion Konfiguration Beispiele
Nachricht an Kandidaten
Simuliert das Recruiter-Verhalten. Wird im Namen des Job-Hauptkontakts verschickt und enthält die Signatur. Auf diese Nachricht können Kandidaten antworten.
Definieren Sie den Text der Nachricht an den Kandidaten. Nutzen Sie Platzhalter. Die existierenden Nachrichten-Vorlagen können genutzt werden. Schicke die Nachricht an Kandidaten mit einem vordefinierten Inhalt.
System-Meldung an Kandidaten
Simuliert das System-Verhalten. Wird im Namen Ihres Unternehmens verschickt und enthält keine Signatur. Auf diese Nachricht können Kandidaten nicht antworten.
Definieren Sie den Text der System-Meldung an den Kandidaten. Nutzen Sie Platzhalter. Schicke die System-Meldung an Kandidaten mit einem vordefinierten Inhalt.
Einladung zum Fragebogen
Laden Sie Kandidaten zu Fragebögen zum richtigen Zeitpunkt ein.
Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Fragebögen Ihres Accounts. Lade den Kandidaten zum Fragebogen "Coding Challenge" ein.
Interne System-Meldung
Eine System-Meldung an die Benutzer Ihres Prescreen Accounts. Auf diese Nachricht kann man nicht antworten.
1. Wählen Sie, ob die System-Meldung an den Job-Hauptkontakt oder an die aktiv involvierte Job-Team Mitglieder geschickt werden soll.
2. Definieren Sie den Text der System-Meldung. Platzhalter können benutzt werden.
Schicke eine Benachrichtigung an den Job-Hauptkontakt.
Schicke eine Benachrichtigung an die aktiv involvierte Job-Team Mitglieder.
Webhooks
Mithilfe von Webhooks können Bewerbungsinformationen (POST Request im JSON-Format) in externe Systeme übertragen werden. Mehr Informationen zu Webhooks.
Hinterlegen Sie die Webhook-URL des Empfänger Systems.  Schicke die Bewerbungsinformationen zu Zapier.
Bewerbungsstatus ändern
Lassen Sie den Bewerbungsstatus automatisch ändern.
Bestimmen Sie, welcher Status und mit welcher Begründung pro Recruiting-Prozess gesetzt werden soll.

Tipp: Wenn Sie mit Job oder Recruiting-Prozess spezifischen Bedingungen gearbeitet haben, werden Sie nur einen Status (spezifisch für den Kontext-Job oder Recruiting-Prozess) bestimmen können. 
Ändere den Bewerbungsstatus zu "ABSAGE" mit Begründung "Fehlender Führerschein".
Kandidaten-Tag hinzufügen
Regelbasierte automatische Tag-Vergabe für Kandidatenprofile.
Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Kandidaten-Tags Ihres Accounts. Füge Tag "Talentpool" hinzu.

Automatisierte Workflows verwalten

In  Verwaltung > Automatisierte Workflows können die Account-Admins mit automatisierten Workflows arbeiten:

  • Neue Workflows anlegen. 
  • Existierende Workflows bearbeiten, aktivieren, deaktivieren. 
    • Sie können bis zu 15 automatisierten Workflows gleichzeitig aktiv schalten. Die Anzahl der deaktivierten Workflows ist unlimitiert.
    • Automatisierte Workflows können nicht gelöscht werden, damit die Ausführungshistorie für die Dokumentationszwecke nicht verloren geht.
  • Aktivitätsverlauf ansehen:
    • Bearbeitunghistorie: Sie können nachvollziehen, wer und wann den Workflow inhaltlich verändert hat.
    • Ausführungshistorie: Sie sehen, für welche Bewerbung und wann der automatisierte Workflow ausgeführt wurde. Im Aktivitätsverlauf der Bewerbung sehen Sie hierzu ebenso einen entsprechenden Eintrag

Bei der Aktivierung der Funktion werden für Sie  drei Dummy-Workflows angelegt. Es sind drei Best Practice Beispiele aus Prozessautomatisierung, die Ihnen den Einstieg in die neue Funktion erleichtern sollen. Diese Workflows sind initial deaktiviert. Sie können bei Bedarf die Auslöser, die Bedingungen und die Aktionen sowie die Beschreibung anpassen und die Workflows anschließend aktivieren. 

  1. Candidate nurturing: Schicke eine Follow-up E-Mail an Kandidaten, wenn die Bewerbung 2 Tage nach Erstellung immer noch nicht abgeschlossen ist.
  2. Absage E-Mails: Schicke eine Absage E-Mail an Kandidaten, wenn der Bewerbungsstatus auf "ABSAGE" gesetzt wird.
  3. Bewerbung zurückgezogen: Schicke eine Benachrichtigung an den Job-Hauptkontakt, wenn Kandidat die Bewerbung zurückzieht.

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