Wie funktioniert die Personalbedarfsmeldung in Prescreen?

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Mit Prescreen können Sie die Personalbedarfsmeldungen Ihres Unternehmens ganz einfach und effizient verwalten.

Inhaltsverzeichnis


1. Was ermöglicht dieses Feature?

  1. Personalbedarf melden:
    Erstellen Sie Bedarfsmeldungen für neue Stellen oder Nachbesetzungen und bilden Sie so Ihre Personalplanung in Prescreen ab. 
  2. Freigabeprozesse definieren:
    Definieren Sie einen einfachen oder einen mehrstufigen Freigabeprozess, der verlässlich und sicher dokumentiert wird.
  3. Jobs aus Freigaben erstellen:
    Erstellen Sie direkt in Ihrer Recruiter-Ansicht Jobs und Anzeigen aus den freigegebenen Anfragen.

2. Schritt-für-Schritt-Anleitung

Hinweis

Personalbedarfsmeldung ist ein Premium-Feature von Prescreen. Es muss für Ihren Account individuell freigeschalten werden. Für die Aktivierung melden Sie sich bitte bei Ihrem persönlichen Ansprechpartner oder schreiben Sie an support@prescreen.io.

2.1. Berechtigungen definieren

In Verwaltung > Zugriffsverwaltung > Berechtigungsgruppen bestimmen Sie, welche Benutzergruppen die Personalbedarfsmeldungen verwalten dürfen. Folgende Berechtigungen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Kann alle Bedarfsmeldungen sehen: Der Benutzer sieht alle in dem Account erstellten Bedarfsmeldungen.
  • Kann Bedarfsmeldungen erstellen: Der Benutzer kann neue Bedarfsmeldungen erstellen.
  • Kann Bedarfsmeldungen editieren: Der Benutzer kann die Beschreibung der Anfragen bearbeiten und die Freigabeprozesse definieren.
  • Kann Vorlagen für Bedarfsmeldungen erstellen und bearbeiten: Der Benutzer kann Vorlagen zur Beschreibung von Bedarfsmeldungen erstellen und bearbeiten. Zusätzlich ist die Admin-Berechtigung notwendig.
  • Kann Jobs aus freigegebenen Anfragen erstellen: Der Benutzer kann Jobs aus einer ihm zugewiesenen, freigegebenen Anfrage erstellen, auch wenn der Benutzer sonst keine generelle Berechtigung zum Erstellen von Jobs hat.

2.2. Vorlagen für die Beschreibung erstellen (optional)

Sie können mehrere Vorlagen für Ihre Personalbedarfsmeldungen anlegen, um die Erstellung der Anfragen zu erleichtern. Alle Benutzer, die die Anfragen erstellen dürfen, können die Vorlagen verwenden.

2.3. Anfrage erstellen

So legen Sie eine neue Anfrage an:

  1. Klicken Sie auf den Button "Hinzufügen".
  2. Geben Sie einen Titel an und fügen Sie eine Beschreibung (Freitext) hinzu. Die Beschreibung kann durch eine Vorlage gefüllt werden.
  3. Bestimmen Sie die verantwortliche Person, die die Verwaltung dieser Anfrage übernehmen soll. Diese Person übernimmt auch eventuelle Überarbeitungen der Beschreibung und die Definition des Freigabeprozesses. Bitte beachten Sie, dass nur Benutzer mit der Berechtigung "Kann Bedarfsmeldungen editieren" zur Auswahl stehen. 
  4. Speichern Sie die Anfrage.

Sie haben damit einen Entwurf angelegt. Die verantwortliche Person wird per E-Mail benachrichtigt und zur Bearbeitung der Anfrage eingeladen. 

2.4. Freigabeprozess definieren und starten

Der Verantwortliche kann nun die Beschreibung ändern/ergänzen sowie den Freigabeprozess definieren. Solange der Freigabeprozess nicht gestartet ist, kann der Verantwortliche auch geändert werden. So können Sie z.B. die Anfrage zuerst dem Gleichberechtigungsbeauftragten Ihres Unternehmens zuweisen, und dieser nach der Prüfung dem zuständigen Hiring Manager.

  1. Legen sie den Freigabeschritt 1 an:
    1. Freigeber auswählen
      Wählen Sie, wer die Anfrage in diesem Schritt freigeben soll. Dabei können Sie bestimmte Benutzer und/oder ein Recruiting-Team auswählen.
    2. Gruppenentscheidung oder Einzelentscheidung
      Sie können bestimmen, ob jede Person in der Gruppe eine Freigabe erteilt muss (z.B. Vorstandsentscheidungen), oder ob eine einzelne Freigabe einer beliebigen Person aus der Gruppe reicht, um den Prozessschritt abzuschließen (z.B. einfache Zustimmung durch Betriebsrats-Angehörigen).
  2. (Ggf. legen Sie beliebig viele weitere Freigabeschritte an)
  3. Klicken Sie auf Änderungen speichern.
  4. Klicken Sie auf Freigabeprozess starten.
  5. Die Person(en) aus dem Freigabeschritt 1 werden zur Entscheidung eingeladen.
  6. Wenn alle notwendigen Freigaben erteilt sind, kann ein Job angelegt werden. 
    Wenn es eine Freigabe abgelehnt wird, wird der Prozess abgebrochen.

Hinweis

  • Die Personalbedarfsmeldungen mit dem Status "In Freigabe" können nicht editiert werden.
  • Sollte eine Freigabe abgelehnt werden, so wird der Freigabeprozess abgebrochen. Der Verantwortliche sowie der Ersteller der Anfrage werden benachrichtigt. Um den Prozess erneut zu starten muss entweder eine neue Bedarfsmeldung angelegt, oder die bestehende dupliziert werden.

2.5. Freigabe erteilen

Sollen Sie eine Bewilligung für eine Personalbedarfsmeldung erteilen müssen, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

  • Anfrage freigeben: Sie können einen Kommentar hinzufügen.
  • Anfrage ablehnen: Sie müssen in einem Kommentar Ihre Entscheidung begründen.
  • Der Aktivitätsverlauf sowie die Details zum Freigabeprozess können nur von Teilnehmern mit Berechtigungen für die Verwaltung von Bedarfsmeldungen ("Kann alle Bedarfsmeldungen sehen", "Kann Bedarfsmeldungen erstellen", "Kann Bedarfsmeldungen editieren") – darunter auch von dem Ersteller und dem Verantwortlichen der konkreten Bedarfsmeldung – eingesehen werden.

 Der Ersteller und der Verwalter der Anfrage können den Freigabestatus jederzeit in der Übersichtsliste aller Anfragen oder in der Detailansicht sehen:

2.6. Job anlegen

Aus den erfolgreich freigegebenen Anfragen können Sie Jobs für den Recruiting-Prozess erstellen:

  • Einen neuen Job anlegen. Die Berechtigung "Kann Jobs aus freigegebenen Anfragen erstellen" ist hierzu notwendig.
  • Einen existierenden Job inkl. Beschreibung kopieren

Nachdem der Job angelegt wird, ist er mit der Anfrage, aus der er entstanden ist, verlinkt. Die Verlinkung sehen Sie in der Detailansicht des Jobs sowie der Editieransicht des Jobs. Der Link zum Job erscheint ebenso in der Detailansicht der Anfrage.

3. Arbeiten mit der Übersichtsliste

Ihnen stehen mehrere Verwaltungsoptionen zur Verfügung:

  1. Status der Entscheidungen (1)
    1. Das grüne Häckchen signalisiert die Freigabe
    2. Das rote Kreuz signalisiert die Ablehnung
    3. In der aktiven Freigabephase werden die Profilbilder größer dargestellt.
    4. In den abgeschlossenen Freigabephasen werden die Profilbilder kleiner dargestellt.
  2. Status des Freigabeprozesses (2)
    1. Entwurf
    2. In Freigabe
    3. Freigegeben
    4. Abgelehnt
    5. Job erstellt. 
  3. Weiterführende Aktionen bei abgeschlossenenFreigabeprozessen (3)
    1. Duplizieren
    2. Job erstellen
  4. Weiterführende Aktionen bei laufenden Freigabeprozessen (4)
    1. Duplizieren
    2. Bearbeiten
  5. Filter- und Suchmöglichkeiten
    1. Nach dem Titel und Datum der Anfrage (5)
    2. Nach der eigenen Rolle im Freigabeprozess (6)
    3. Nach dem Status der Anfrage (7

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