Kann ich meinen Firmen-Kalender mit Prescreen verbinden?

Prescreen verfügt über eine umfangreiche Outlook-/Exchange- bzw. Gmail-Integration welche es Benutzern erlaubt auf einfache Weise Termine mit Kandidaten zu vereinbaren und gleichzeitig Verfügbarkeiten von Kollegen, sowie Ressourcen (wie z.B. Räumen) einzusehen. Für eine technische Integrationsanleitung klicken Sie hier.

Inhaltsverzeichnis


1. Was ermöglicht dieses Feature?

  1. Integration mit Outlook/Exchange und Gmail:
    Bei vielen Lösungen am Markt muss jeder Benutzer einzeln seinen Kalender freigeben, was gerade in größeren Organisationen unpraktisch ist. Mit "Enterprise Calendar-Connect" kann Ihre gesamte Outlook-/Exchange- oder Gmail Kalender-Lösung in Prescreen integriert werden. Dabei ist hervorzuheben, dass mit der einmaligen Integration, alle relevanten Kalender (aller Nutzer, die in Prescreen vorhanden sind bzw. auch Räumlichkeiten) automatisch synchronisiert werden.
  2. Termineinladung direkt aus Ihrem Kalender:
    Wenn Sie Kandidaten und Kollegen zu einem Interview einladen, können Sie direkt in ihrer Mail-Applikation auf die Termineinladung antworten (per Zusage, Absage sowie mit Kommentaren).
  3. Verfügbarkeiten von Kollegen und Räumen:
    Sie können direkt aus Prescreen heraus Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen sowie Raum-Ressourcen prüfen.
  4. Warten auf Terminzusagen von Kollegen:
    Es gibt die Möglichkeit, dass die Termineinladung erst an Ihren Kandidaten geschickt wird, wenn alle internen Teilnehmer zugesagt haben.
  5. Revisionssicherheit:
    Alle Antworten sowie Kommentare werden revisionssicher im Aktivitäten-Protokoll erfasst.

Anleitung Technische Integration: 
https://prescreen.helpscoutdocs.com/article/170-calendar-integration-configuration-for-exchange-office-365-gmail


2. Schritt-für-Schritt-Anleitung

2.1. Neue Nachricht erstellen

Öffnen Sie ein Kandidaten-Profil und klicken Sie auf " Neue Nachricht".

2. Termindaten ausfüllen

Wechseln Sie auf den Tab " Termineinladung". Füllen Sie die Daten aus. Die Felder, die ausgefüllt sein sollten sind: 

1. Titel des Termins (wird im Kalender angezeigt)
2. Ort des Termins (verknüpft mit Ihren Kalender-Ressourcen)
3. Teilnehmer (verknüpft mit Ihrem Adressbuch)
4. Datum sowie  Uhrzeit von ... bis (verknüpft mit Ihrer Verfügbarkeit) 

Klicken Sie danach auf " Einladung hinzufügen".

2.3. Einladung senden

Jetzt, wo die Einladung hinzugefügt ist, können Sie die Nachricht vervollständigen, auf " Nächster Schritt" klicken, ein letztes Mal prüfen und dann wie gewohnt "Jetzt senden".

Hinweis

Die Kandidaten bekommen die Termineinladung als separate E-Mail zugesendet!

2.4. Anzeige des Termin-Status

Der Termin wird jetzt samt Status im Kandidaten-Profil angezeigt.

2.5. Zusagen und Absagen

Wenn der Kandidat oder andere Teilnehmer zusagen bzw. absagen, wird es direkt in Prescreen angezeigt.

  • kein Symbol: Kandidat / Teilnehmer hat noch nicht zu- oder abgesagt
  • grüner Haken: Kandidat / Teilnehmer hat zugesagt
  • rotes Kreuz: Kandidat / Teilnehmer hat abgesagt

2.6. Einladung des Kandidaten von internen Ressourcen abhängig machen

Wenn Sie vor der Einladung von Kandidaten die interne Terminfindung erfolgreich abschließen wollen, können Sie das im Menü Verwaltung > Integration > Kalender einstellen. Beachten Sie, dass die Einladungen an Kandidaten dann nur verschickt werden, nachdem alle Teilnehmer und Ressourcen zugesagt haben.

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