DSGVO mit Prescreen

Am 25.05.2018 tritt die neue Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft. Prescreen unterstützt Sie dabei, Ihren Recruiting Prozess DSGVO-konform zu gestalten. Für mehr Informationen zum Thema DSGVO im Recruiting-Kontext empfehlen wir folgenden Artikel in unserem HR-Magazin (inkl. Whitepaper und Webinar-Download): https://prescreen.io/de/dsgvo-recruiting-fragen-antworten/.

Wie verwalten Sie mit Prescreen Ihre Bewerberdaten DSGVO-konform?

So bilden Sie die wichtigsten DSGVO Grundsätze in Ihrem Recruiting Prozess mit Prescreen ab:

Zweckbindung und Speicherbegrenzung

Die Daten dürfen nur für einen bestimmten, eindeutigen und legitimen Zweck gespeichert und verarbeitet werden. Im Kontext eines Recruiting Prozesses unterscheidet Prescreen zwei Fälle der Datenspeicherung: 1) Bewerbung auf eine konkrete Stellenausschreibung und 2) Speicherung der Daten für potentielle Stellenangebote. Die Speicherfrist für personenbezogene Daten soll auf das unbedingt erforderliche Mindestmaß beschränkt werden und mit der Erfüllung des Zwecks der Datenspeicherung erlöschen. 

Im Verwaltungsbereich "Datenschutz" haben Sie die Möglichkeit, die Verwaltung Ihrer Bewerberdaten für die beiden Zwecke abzubilden.

1) Bewerbung auf eine konkrete Stellenausschreibung

Genau heißt das, wenn eine Bewerbung einen Status, wie beispielsweise "Eingestellt", "Absage erteilt" oder "Absage durch Kandidaten" bekommen hat, soll der Kandidat in 6 Monaten gelöscht werden. Für Bewerberprofile, die keinen dieser Status erhalten haben gilt, dass sie 6 Monate nach der letzten Änderung gelöscht werden sollen. Wir empfehlen Ihnen die folgenden Verwaltungsoptionen zur nutzen:

  • Automatisieren der Datenlöschung nach Beendigung des Recruiting Prozesses. So verpassen Sie keine Löschfristen und müssen keine Kandidaten manuell löschen. 
  • Sie möchten gute Kandidaten nicht aus den Augen verlieren und bei weiteren passenden Jobangeboten kontaktieren dürfen? Aktivieren Sie die Benachrichtigungsmail an Kandidaten zwei Wochen vor der Löschfrist. Mit dieser E-Mail kann der Kandidat einer längeren Datenspeicherung zustimmen oder auch seine Daten direkt löschen. Alternativ können Sie diese Einladung vereinzelt an gewünschte Kandidaten direkt im Kandidatenprofil verschicken, oder auch an mehrere Kandidaten in der Kandidatenliste gleichzeitig senden.

2) Speicherung der Daten für potentielle Stellenangebote

Wollen Sie Kandidaten nicht im Bezug auf eine konkrete Bewerbung, sondern als Interessenten für potentielle Jobangebote in Ihrem Kandidatenpool aufbewahren, müssen Sie eine Frist für die Datenspeicherung festlegen. Hierzu haben sie bei Prescreen folgende Möglichkeiten:

  • Aktivieren Sie die Checkbox für die längere Datenspeicherung in Ihrem Bewerbungsprozess. 
  • Legen Sie den Zeitraum für die längere Datenspeicherung fest.
  • Nutzen Sie die automatisierte Löschung der Kandidatenprofile nach dem Ablauf der zuletzt vereinbarten Speicherfrist. 
  • Aktivieren Sie die Benachrichtigungsmail an Kandidaten zwei Wochen vor der Löschfrist. Alternativ können Sie bestimmten Kandidaten vereinzelt eine längere Datenspeicherung anbieten, indem Sie die entsprechende Funktion im Kandidatenprofil nutzen.

Datenminimierung 

Bestimmen Sie, welche Daten für den Recruiting Prozess erforderlich sind und bauen Sie Ihre Bewerbungsformulare entsprechend auf. Fragen Sie nur die Daten ab, welche für die Stelle eine unbestrittene Relevanz haben. Den Bewerbungsprozess können Sie unter Verwaltung > Bewerbungen > Bewerbungsprozess definieren.

Transparenz

  • Jeder Ihrer Bewerber hat stets die Möglichkeit seine gespeicherten Daten im Candidate Center anzusehen und zu editieren.
  • Um einen Kandidaten eine Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten zu geben, nutzen Sie im Kandidatenprofil die Download Funktion "Persönliche Daten herunterladen".
  • Sie haben die Möglichkeit Ihre Datenschutzerklärung zu individualisieren und die Informationen über den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens zu hinterlegen. Nutzen Sie hierzu den Bereich "Datenschutz" in der Verwaltung.

Richtigkeit

Sie haben stets die Möglichkeit die gespeicherten personenbezogenen Daten der Bewerber zu aktualisieren und zu berichtigen. Der Bewerber kann die Änderungen ebenso jederzeit selbst im Candidate Center vornehmen.

Datenschutzerklärung und Datenschutzbeauftragter Ihres Unternehmens

Hinterlegen Sie den Text der Datenschutzerklärung Ihres Unternehmens in unterschiedlichen Sprachen unter Verwaltung > Datenschutz > Datenschutzerklärung. Diese wird im Kandidaten-Center unter ihre-subdomain.jobbase.io/policy angezeigt. Im Text der Datenschutzerklärung können Sie die Platzhalter für den Unternehmensnamen sowie die Kontaktdaten Ihres Datenschutzbeauftragten (Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail Adresse) hinterlegen. Bitte füllen Sie die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten unter Verwaltung > Datenschutz > Datenschutzbeauftragter vorab aus. 

Wie verarbeitet Prescreen Ihre Unternehmensdaten?

Die neue Datenschutzgrundverordnung sieht eine zweckgebundene und begrenzte Speicherung der personenbezogenen Daten vor: nach der Beendigung des Geschäftsverhältnisses müssen alle personenbezogenen Daten gelöscht werden. Konkret heißt das, sollten Sie Prescreen nicht mehr nutzen und Ihren Vertrag kündigen bzw. Ihre Prescreen Testversion nicht verlängern, wird Ihr Account samt aller Unternehmens- und Bewerberdaten nach 3 Monaten unwiderruflich gelöscht.

Auftragsdatenverarbeitung

Darüber hinaus erfordert die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ab dem 25. Mai 2018 eine Neuregelung der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Bitte wenden Sie sich für die relevanten Dokumente an: support@prescreen.io

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