Manager Quickguide

Prescreen ist eine innovative E-Recruiting Software, die durch Ihren großen Funktionsumfang und eine besonders einfache Bedienbarkeit besticht. Schulungen oder aufwendige Integrationsphasen sind daher nicht mehr notwendig. Stattdessen stellen wir Ihnen hier einen, für den Einstieg gedachte, Quick Guide für zur Verfügung, die Sie schrittweise durch das System führt.

Inhalt

Einstieg

Prescreen ist eine Cloud-Anwendung, funktioniert daher nur online, dafür aber geräteunabhängig am PC, Tablet, oder Smartphone unter  https://prescreenapp.io/accounts.

Registrierung

Nach der Freischaltung Ihres Benutzers durch einen Administrator, erhalten Sie eine E-Mail mit den Zugangsdaten. 

  1. Klicken Sie auf den Link in diesem Mail, um den Benutzeraccount zu aktivieren.
  2. Geben Sie Ihre personenbezogenen Daten ein und legen Sie ein Passwort fest. 

Jetzt können Sie sich einloggen!

Log-In

Öffnen Sie Ihren Internetbrowser und rufen Sie  https://prescreenapp.io/accounts auf:

Geben Sie nun Ihre Zugangsdaten ein und klicken Sie auf “LOGIN”.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben sollten, können Sie dieses mittels "Passwort vergessen?" jederzeit zurücksetzen.

Dashboard

Nach dem Login werden Sie auf das Dashboard weitergeleitet. Hier erhalten Sie einen Überblick über Ihre Jobs, Bewerbungen und Statistiken. Zusätzlich finden Sie unter „Ihre Benachrichtigungen“ Ihre neuesten Bewerbungen, Statusänderungen und Kommentare zu Kandidaten.

Die bunten Kacheln unterhalb der Jobs zeigen Ihnen an, wie viele Kandidaten sich aktuell in welchem Status befinden. Die Statusabfolge ist selbstverständlich Definitionssache und wird beim Setup an Ihren Workflow angepasst. 

Durch Klick auf einen Job, bzw. auf eine der bunten Kacheln darunter, kommen Sie auf eine entsprechend gefilterte Kandidatenliste. Sie können sich für ausstehendes Feedback außerdem Aufgaben erstellen. Wählen Sie hierzu eine Benachrichtigung aus oder erstellen Sie manuell eine Aufgabe:

Kandidatenliste

Bewerbungen auf einen konkreten Job

In der Kandidatenliste haben Sie die wichtigsten Bewerberdaten stets im Überblick. Zusätzlich können Sie benutzerdefinierte Tags und eine erste Einschätzung (1-5 Sterne) vergeben.

Die Kandidatenliste lässt sich nach folgenden Kriterien auf- oder absteigend sortieren:

Ist die Liste zu lang, können Sie diese mittels Filterfunktion noch weiter einschränken (z.B. nach Bewerberstatus). Verwenden Sie dazu die Quickfilter oberhalb der Liste. Für die erweiterte Filterfunktion klicken Sie auf "MEHR".

Alle Kandidaten auf einen Blick

Natürlich gibt es auch eine jobübergreifende Kandidatenliste in Prescreen. Hier finden Sie standardmäßig auch die Initiativbewerber, da sich diese auf keinen konkreten Job beworben haben. Klicken Sie im Hauptmenü auf "KANDIDATEN" um auf diese Liste zu wechseln.

Die Liste ist äußerst praktisch, um Ihre gesamte Datenbank nach interessanten Profilen zu durchsuchen. Da sich jeder Kandidat auf mehrere Stellen beworben haben könnte, werden hier Informationen, wie z.B. der Bewerberstatus, nicht angezeigt. 

Bewerberverwaltung

Kandidatenprofil

Wenn Sie einen Kandidaten in der Liste anklicken, öffnet sich das entsprechende Kandidatenprofil. Hier können Sie alle bewerbungsrelevanten Daten abrufen, sowie zusätzliche Informationen, in Form von Dokumenten, Kommentaren und Tags, hinterlegen.

Das Kandidatenprofil ist immer nach demselben Schema aufgebaut. Auf der linken Seite sehen Sie die Stammdaten des Bewerbers, Tags, Zusatz-Datenfelder (diese können wahlweise vom Bewerber selbst, oder vom Recruiting ausgefüllt werden), sowie den originalen Lebenslauf. Auf der rechten Seite werden Ihnen weitere Informationen zur Bewerbung / zu den Bewerbungen, sowie anstehende Termine angezeigt. Darunter finden Sie eine Liste an Dokumenten, sowie eine Bewerbungshistorie inkl. Kommentarmöglichkeit.

Im Aktivitätsverlauf des Kandidatenprofils können Sie sich mit Hilfe von Kommentaren direkt mit Ihren Kollegen zu Bewerbern austauschen oder Feedback anfordern.

Geben Sie hierzu im Kommentarfeld einer Aktivität eine Anmerkung ein und klicken Sie auf „Speichern.“ Mit Hilfe eines „@“ gefolgt von einem Namen können Sie Ihren Kommentar gezielt an eine Person richten.

Statusänderung

Klicken Sie auf den Status des Kandidaten und wählen Sie den neuen Bewerberstatus aus der Liste aus.

Optional können Sie diese Aktion auch begründen. Die Begründung wird in der Bewerbungshistorie angezeigt.

Nachrichten

Natürlich können Sie dem Kandidaten direkt über Prescreen eine Nachricht zukommen lassen. Diese Aktion lässt sich auch mit einer Statusänderung

Sie können hier aus benutzerdefinierten Nachrichtenvorlagen wählen und den Text, vor Versand, bei Bedarf anpassen. Gleichzeitig können Sie den Kandidaten mit dem Nachrichtenversand einem neuen Status zuweisen, sollten Sie beispielweise eine Intervieweinladung verschicken. Ihre Signatur wird übrigens automatisch an das Mail angefügt. Zusätzlich können Sie der Mail Dateianhänge und einen Termin (z.B. für ein persönliches Gespräch) anhängen.

Wählen Sie für Termineinladungen den entsprechenden Menüpunkt aus und legen Sie einen Interviewzeitpunkt fest. Sie können zusätzlich zwischen „vor Ort“ und „Videointerviews“ unterscheiden. Wenn Sie die Kalender-Integration aktiviert haben, können Sie direkt auf Ihren und den Kalender Ihrer Kollegen zugreifen und Verfügbarkeiten einsehen.

Sollten Sie ein Videointerview planen, achten Sie bitte darauf, den Link zum Video-Meetingraum des Termins in Ihre Nachricht einzubinden:

Im Tab "Nachrichtenvorschau" sehen Sie wie die fertige Nachricht beim Kandidaten ankommen wird. Falls Sie die Nachricht nicht sofort abschicken möchten, können Sie über die Funktion „diese Nachricht später senden“ den Versandzeitpunkt einstellen. Bis dahin lässt sich die Nachricht jederzeit über das Kandidatenprofil stornieren. 

Statusänderung & Nachrichten (bulk action)

Statusänderung und Nachrichten müssen Sie nicht bei jedem Kandidaten einzeln ausführen. Über die Kandidatenliste können Sie das ganz einfach auch für eine Vielzahl an Bewerbern tun. Wählen Sie dazu die entsprechenden Bewerber aus (Checkbox links neben dem Profilbild) und ändern Sie den Status über den entsprechenden Menüpunkt, um beispielsweise mehrere Kandidaten intern weiterzuleiten oder Ihrem Recruiter eine Info zu geben, das diese Kandidaten zu einem Interview eingeladen/ abgesagt werden sollen.

Sollten Sie mehreren Kandidaten direkt eine Absagemail oder eine Information zum aktuellen Stand Ihrer Bewerbung zukommen lassen wollen, klicken Sie einfach auf „Kontaktieren“ und wählen die gewünschte Nachrichtenvorlage aus. Dank der verwendeten Platzhalter für die Kandidatenansprache erhält jeder Kandidat eine individuelle Nachricht zugestellt.

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